清遠市教育局

各地級以上市教育局，各普通高校：

現(xiàn)將《廣東省教育系統(tǒng)內部審計檔案管理辦法》予以印發(fā)，自印發(fā)之日起施行，請認真貫徹落實。

廣東省教育廳

2024年6月27日

廣東省教育系統(tǒng)內部審計檔案管理辦法

第一章  總  則

第一條 為規(guī)范廣東省教育系統(tǒng)內部審計檔案管理，維護審計檔案的完整與安全，確保審計檔案質量，發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《內部審計具體準則——審計檔案工作》等法律法規(guī)和行業(yè)準則，結合我省教育系統(tǒng)實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于我省教育系統(tǒng)各級教育行政部門、學校及其他教育事業(yè)單位、企業(yè)等（以下簡稱單位）負責內部審計的機構（以下簡稱內部審計機構）和人員及其從事的內部審計檔案管理活動。

第三條 本辦法所稱審計檔案，是指內部審計機構進行審計（含專項審計調查）工作中直接形成的對審計具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括紙質材料和電子材料等。

第四條 本辦法所稱審計檔案管理，是指內部審計機構對應納入審計檔案管理的材料（以下簡稱審計文件材料）進行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活動。

第五條 內部審計機構應當在本單位檔案管理機構的監(jiān)督和指導下，做好內部審計檔案管理的組織協(xié)調、制度建設等工作，強化審計檔案規(guī)范管理，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。

第六條 內部審計機構應當配備或指定專（兼）職檔案管理人員負責審計檔案管理工作，并明確審計檔案管理人員的要求和責任。

第二章  審計檔案的整理和歸檔

第七條 審計檔案案卷質量的基本要求是：審計文件材料應當真實、完整、有效、規(guī)范，并做到遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)別文件材料的重要程度，便于保管和利用。

第八條 內部審計人員應當及時收集在審計項目實施過程中形成的文件材料和與審計項目有關的其他審計檔案材料，根據(jù)審計檔案材料的保存價值和相互之間的關聯(lián)度，以審計報告相關內容的需要為標準，整理鑒別和選用需要立卷的審計檔案材料，并歸集形成審計檔案。

第九條 內部審計人員在審計項目實施結束后，應當按照立卷原則和方法對審計檔案材料進行歸類整理、傳統(tǒng)載體文件編目裝訂、組合成卷，電子文件編目存儲，定期歸檔。內部審計人員立卷時，應當遵循按性質分類、按單元排列、按項目組卷原則，不同審計項目不得合并立卷?？缒甓鹊膶徲嬳椖浚陧椖繉徲嫿K結的年度立卷。

第十條 審計檔案材料主要包括以下幾類：

（一）立項類材料：上級審計部門或者本單位的指令性文件或會議紀要、與審計事項有關的舉報材料及領導批示、審前調查記錄、審計委托書、項目立項請示、項目預算文件、審計合同、審計通知書、審前調查記錄、項目審計計劃及審計方案等；

（二）證明類材料：被審計單位審計承諾書、審計工作底稿及相應的審計查詢函和取證單、審計證據(jù)等；

（三）結論類材料：相關領導對審計事項的批示意見、審計報告、審計報告征求意見稿、審計決定書、管理建議書、審計移送處理書等結論類報告、相關的審理意見書，審計業(yè)務會議記錄、紀要，被審計對象對審計報告的書面意見，審計組的書面說明等；

（四）備查類材料：審計項目回訪單、被審計對象整改情況與審計項目聯(lián)系緊密且不屬于前三類的其他材料等。

第十一條 審計檔案卷內材料按下列四個單元進行排列：

（一）結論類材料，采用逆審計程序，并結合其重要程度進行排列；

（二）證明類材料，按與審計報告所列審計事項對應的順序，并結合其重要程度進行排列；

（三）立項類材料，按材料形成的時間順序，并結合其重要程度進行排列；

（四）備查類材料，按材料形成的時間順序，并結合其重要程度進行排列。

第十二條 審計檔案卷內每組材料之間的排列規(guī)則：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批復在前，請示在后；

（四）批示在前，報告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）匯總性文件在前，原始性文件在后。

第十三條 審計檔案的建立實行審計組組長負責制，審計組應當做到審結卷成，定期歸檔；審計項目負責人對審計檔案的質量負主要責任。

審計組組長確定的立卷人應當及時收集在審計項目實施過程中直接形成的文件材料和與審計項目有關的其他審計檔案材料。

立卷人負責在內部審計項目實施結束后，按照立卷方法和規(guī)則進行歸類整理、編目裝訂、組合成卷和定期歸檔。檔案管理人員負責檢查、接收移交的內部審計檔案材料，并按照有關規(guī)定登記造冊、依序存放。

第三章  紙質審計檔案的編目和裝訂

第十四條 紙質審計檔案主要包括下列要素：

（一）案卷封面；

（二）卷內材料目錄；

（三）卷內材料；

（四）案卷備考表。

第十五條 紙質審計檔案各要素應符合以下要求：

（一）案卷封面應當采用硬卷皮封裝；

（二）卷內材料目錄應當按卷內材料的排列順序和內容編制；

（三）卷內材料應當逐頁注明順序編號；

（四）案卷備考表應當填寫立卷人、項目負責人、檢查人、立卷時間以及情況說明。

第十六條 紙質審計檔案的裝訂應當符合下列要求：

（一）拆除卷內材料上的金屬物；

（二）破損和褪色的材料應當修補或復制；

（三）卷內材料裝訂部分過窄或有文字的，用紙加寬裝訂；

（四）卷內材料字跡難以辨認的，應附抄件加以說明；

（五）卷內材料一般不超過200頁裝訂。

第十七條 內部審計人員（立卷人）應當將獲取的電子證據(jù)的名稱、來源、內容、時間等完整、清晰地記錄于紙質材料中，其證物裝入卷內或物品袋內附卷保存。

第四章 電子審計檔案的建立

第十八條 單位內部審計機構應當積極推進電子審計檔案建設，并確保電子審計檔案的真實、完整、可用和安全，電子審計檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子審計檔案與傳統(tǒng)載體審計檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第十九條 電子審計檔案應當采用符合國家標準的文件存儲格式，確保能夠長期有效讀取，主要包括文字型或表格型文件、圖像文件、多媒體文件、音頻文件等電子文件。

第五章  審計檔案的保管、移交和利用

第二十條 內部審計檔案歸內部審計機構所在單位所有，審計項目結束后應當按照本單位的檔案管理制度進行移交和保管。

第二十一條 歸檔與紙質文件相同的電子文件時，應當在彼此之間建立準確、可靠的標識關系，并注明含義、保持一致。

第二十二條 內部審計機構應當按照國家法律法規(guī)和本單位檔案管理相關規(guī)定，結合審計項目涉及的金額、性質、影響力等因素，確定審計檔案的保管期限。審計檔案的保管期限自歸檔年度開始計算。

第二十三條 審計檔案保管期限分為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。

（一）永久保管的檔案，主要包括上級領導(機構)交辦并有批示的審計事項或上級領導對審計結果有批示的審計事項、省級以上重點項目或重大投資工程審計事項、取得重大審計成果的審計事項、發(fā)現(xiàn)和揭露大案要案線索的審計事項、第一次涉及的審計領域、具有較強社會影響力的審計事項、重大突發(fā)事件及其跟蹤審計的審計事項等檔案。

（二）保管30年的檔案，主要包括本單位同級部門未發(fā)現(xiàn)重大違規(guī)問題的審計事項、根據(jù)舉報線索發(fā)現(xiàn)一般性問題的審計事項、具有較大社會影響力的審計事項等檔案。

（三）保管10年的檔案，主要包括對下級單位的一般審計調查事項、根據(jù)舉報線索核查無實質性問題的審計事項、具有一般社會影響力的審計事項等檔案。

第二十四條 涉及保密事項的審計項目，內部審計機構應當根據(jù)審計工作保密事項范圍和有關主管部門保密事項范圍的規(guī)定會商本單位檔案管理部門、保密管理部門確定密級和保密期限。

審計檔案保密期限屆滿，即自行解密。因工作需要提前或者推遲解密的，由內部審計機構會同檔案管理部門、保密管理部門按解密程序辦理。

第二十五條 內部審計機構應當建立健全審計檔案利用和銷毀制度。

借閱審計檔案，僅限定在本單位內部審計機構。單位內部其它部門或外單位因工作需要查閱、復制審計檔案或者要求出具審計檔案證明的，須經(jīng)單位分管領導審批，重大審計事項的檔案須經(jīng)單位主要領導審批。國家有關部門依法進行查閱的除外。

第二十六條 內部審計機構應當會同檔案管理部門定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。

對仍需繼續(xù)保存的檔案，應當重新劃定保管期限。對超過保管期限且確無保存價值的紙質文件材料審計檔案應當?shù)怯浽靸?，?jīng)內部審計機構和檔案管理部門負責人審核，報單位主要領導批準后銷毀。銷毀審計檔案，內部審計機構和檔案管理部門應當分別派人負責監(jiān)銷，檔案銷毀記錄登記冊需永久保存。

第二十七條  損毀、丟失、涂改、偽造、出賣、轉賣或擅自提供審計檔案的，經(jīng)查實后應依照有關規(guī)定追究相關人員的責任；涉嫌犯罪的，移送司法機關依法追究刑事責任。

第六章  附  則

第二十八條 本辦法由廣東省教育廳負責解釋。

第二十九條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。